EO: Siap Hadapi Komplain Klien

Ferdiana (tengah) dan timnya di sela-sela wedding kliennya beberapa waktu lalu. (FOTO/Istimewa)

Menjadi event organizer (EO) boleh saja dianggap sebagai usaha yang tergolong gampang mendapatkan untung. Selain tidak menuntut modal uang yang besar, modal utama usaha ini adalah jaringan dan pengalaman menggelar event.
Tapi menggelar event tidak selamanya berjalan mulus, bahkan sering menemui banyak kendala. Salah satunya adalah event tak berjalan sukses seperti yang ditargetkan.
“Pernah kami bikin sebuah workshop. Kami sudah pesan tempat, pembicara dan sebagainya tapi sampai dua hari sebelum acara belum ada yang mendaftar. Tapi akhirnya ada juga delapan peserta yang datang,” kata Budi Pasadena mengenang salah satu pengalamannya menggelar workshop.
Sebuah event yang berjalan lancar pun tidak selalu memberikan hasil seperti harapan. Umumnya orang menggelar pameran, workshop atau seminar memiliki tujuan yang lebih besar, yaitu punya dampak positif bagi usaha yang bersangkutan.
Menurut Budi, dia tidak ingin kesuksesan hanya tercapai sebatas penyelenggaraan event tapi juga dampaknya. Pernah dia sukses menggarap sebuah workshop milik seorang pemilik studio. “Dari sisi acara sukses, pesertanya banyak, pokoknya sukses. Tapi setelah itu studionya masih sepi saja. Itu yang tidak kami harapkan,” terangnya.
Selain itu, menggelar sebuah event tak semudah rencana terutama saat bekerja sama dengan lembaga atau organizer lain. Meskipun idealnya sebuah event dibiayai sepenuhnya oleh klien, sering kali EO harus menomboki dulu seluruh biaya operasional. Kebanyakan para klien hanya mau melunasi pembayaran setelah event selesai.
“Pengalaman pertama kami malah tidak dibayar. Setelah event selesai, orangnya malah lari tak mau bayar,” kata Sara Neyrhiza.
Dari situlah Sara menetapkan aturan baru kepada klien atau lembaga lain. Klien harus membayar uang muka saat persiapan event, setidaknya untuk menutup biaya yang keluar di awal. Hal ini disebabkan karena vendor atau jasa tempat dan peralatan kebanyakan meminta pembayaran di muka. “Saat persiapan, kami tidak menargetkan untung dulu. Tapi seluruh biaya yang keluar harus tertutup. Soalnya banyak orang yang hidup dari kami.”
Satu lagi tantangan yang harus dihadapi yaitu kepuasan pelanggan. Yang namanya usaha jasa, hasilnya bisa beragam. Ada klien yang puas, tidak sedikit yang komplain. Bahkan mereka yang berpengalaman pun pernah menerima komplain dari klien.
“Sebenarnya senang juga kalau lihat klien kita senang. Tapi susahnya kalau dikomplain orang. Biasanya yang komplain karena merasa kurang atau memang orangnya yang perfeksionis,” kata Ferdiana Rizky.
Karena itulah, Ferdiana dan timnya tidak selalu mematok pelayanan sesuai paket yang ditawarkan. Malah dia lebih sering menggelar acara seperti apa yang diminta kliennya ketimbang terpaku pada sebuah paket. “Pokoknya slogan kami you plan, we make it real (Anda merencanakan, kami menjalankannya),” katanya.

Promosi Waspada Penipuan Online, Simak Tips Aman Bertransaksi Perbankan saat Lebaran

Modal Pengalaman
Memang tak mudah menjadi organizer yang baru berdiri. Namun, dengan beberapa jaringan vendor seperti usaha rias, dekorasi, persewaan alat, gedung, katering dan sebagainya, usaha ini terus berjalan. Bisa dibilang usaha ini memang hanya bermodal pengalaman karena Ferdiana sempat menjadi petugas pemasaran foto pre-wedding milik kerabatnya.
“Dari dulu memang tidak kuliah tapi saya sudah bantu bisnis pre-wedding milik om,” ujar Ferdiana.
Ditambah pengalaman mengerjakan pernikahan orang, Ferdiana berani terjun ke bisnis ini. Begitu pula yang dilakukan Sara sebelum mendirikan Red Production. Sara bergabung dengan sebuah EO besar yang membuatnya punya pengalaman.
“Tapi saya sejak SMA sudah aktif di organisasi dan terlibat dalam kepanitiaan. Itulah yang membuat saya terbiasa membuat acara,” kata Sara.

JIBI/SOLOPOS/Adib Muttaqin Asfar